La comunicacion eficaz en los negocios es clave para garantizar el buen funcionamiento de los procesos internos y externos de su empresa. A la hora de realizar compras es muy importante transmitir claramente las peticiones para evitar cualquier tipo de confusion.
Para lograr esta claridad en la comunicacion, puede utilizar las ordenes de compra, que son documentos utiles que facilitan la comunicacion formal entre empresas y proveedores. Es una herramienta importante que ayuda a gestionar procesos relevantes para muchos negocios, ademas de funcionar como documentacion que protege a ambas partes ante un procedimiento legal o de auditoria.
Indice de contenidos
Que es una orden de compra
Caracteristicas de un pedido de compra
?Para que sirve un pedido de compra?
Tipos de ordenes de compra
8 elementos de un pedido de compra
Como hacer un pedido de compra
9 ejemplos de ordenes de compra
Como utilizar la plantilla de orden de compra de HubSpot
A continuacion te mostrare que es una orden de compra, sus caracteristicas, para que sirve y mucho mas.
Que es una orden de compra
Una orden de compra es un documento legal emitido por un comprador a un vendedor para informar de las especificaciones de una determinada transaccion. Detalla los terminos de la compra, como la cantidad, la descripcion de los productos o servicios, el precio unitario, los plazos, el metodo de entrega y cualquier otra informacion relevante.
La orden de compra sirve como contrato preliminar que establece las expectativas entre las partes implicadas. Ayuda a evitar malentendidos y conflictos durante la ejecucion del acuerdo comercial.
Las ordenes de compra son utiles tanto para el comprador como para el vendedor, ya que mantienen una comunicacion clara y evitan cualquier tipo de confusion en los procesos de compra y venta. Al realizar un pedido de compra, las operaciones de la empresa se mantienen organizadas. Esto permite a los proveedores ver el pedido y comprobar si puede llevarse a cabo, antes de comprometerse a cumplirlo.
Una vez que el proveedor acepta que puede garantizar la venta de esos productos o servicios, la orden de compra se convierte en un contrato que debe realizarse en el plazo establecido en el documento.
Con la transformacion digital, cada vez se promueve mas el uso de documentos en la nube. Aunque la orden de compra suele ser fisica para controlar la mercancia, existe una tendencia a realizar ordenes de compra web, es decir, digitales para su gestion en Internet. El pedido de compra web facilita su uso, cumplimentacion y automatizacion de su gestion con el apoyo de un software especial.
Caracteristicas de un pedido de compra
Las ordenes de compra son documentos que permiten agilidad y ahorro de tiempo, ademas de ofrecer la garantia de una transaccion. Mas alla del tipo de orden de compra se puede decir que:
Verifica y acredita una operacion comercial.
Es un aval comercial.
Es detallado en cuanto a los elementos que lo componen.
Ayuda a visualizar los movimientos de compra.
Es un proceso agil.
Las caracteristicas mas destacables del pedido de compra son:
Flexible – Es un documento flexible que puede adaptarse a una gran variedad de industrias y tipos de transacciones comerciales.
Personalizable – Puede personalizar su orden de compra en funcion de las necesidades especificas de su empresa.
Formal : Es un documento formal que establece clara y oficialmente la intencion de adquirir bienes o servicios. Su formato estructurado y contenido detallado proporcionan un registro legalmente vinculante de los terminos y condiciones acordados entre el comprador y el proveedor.
Juridico : tiene una naturaleza legal que rige la transaccion comercial. Estos terminos pueden abordar cuestiones como los derechos y responsabilidades de ambas partes, garantias y otros elementos legales relevantes.
Rastreable : al utilizar un numero de referencia unico y otros elementos, es facil de rastrear y localizar a lo largo del proceso de compra. Esto es crucial para el control de inventarios, la gestion financiera y la documentacion de la cadena de suministro.
Comunicacion: la orden de compra actua como un medio claro de comunicacion entre el comprador y el proveedor. Al detallar especificamente los productos o servicios solicitados, las condiciones de pago y entrega, y otras condiciones, se minimiza la posibilidad de malentendidos.
Controlable – La orden de compra sirve como registro detallado de la transaccion comercial, lo que aumenta el control de las operaciones. Este registro es valioso para la contabilidad, la gestion financiera y la resolucion de conflictos, ya que proporciona una referencia historica de la transaccion.
Veamos, pues, para que sirve una orden de compra y algunas ventajas que aporta a su gestion.
?Para que sirve una orden de compra?
Cuando una empresa necesita un bien o servicio, se crea una orden de compra que describe detalladamente lo que necesita, cuando y donde quiere que se lo envien. Una orden de compra permite a ambas partes tener un registro detallado de la compra.
La orden de compra es un documento que puede utilizarse para verificar que se compro, cuanto costo y cuando se realizo la transaccion. Entre los objetivos mas importantes se encuentran:
Garantiza que ambas partes tienen la informacion correcta y en caso de que haya
4 tipos de órdenes de compra
Pedido estándar
Pedido planificado
pedido de compra abierto
orden de compra contractual
- Pedido estándar
Este tipo de orden de compra es el más utilizado, ya que incluye detalles de la solicitud como el precio, la cantidad, la fecha de solicitud y las condiciones de pago . Se utiliza cuando en una empresa se adquieren bienes o servicios con regularidad. - Pedido planificado
Se utiliza cuando no se conoce la fecha exacta de entrega, pero se prevé la necesidad de adquirir un bien o servicio en el futuro. El pedido de compra planificado puede realizarse por días y luego ajustar la fecha de entrega para que el proveedor lo tenga en cuenta. - Pedido abierto
Este tipo de pedido se utiliza cuando se desconocen ciertos detalles de la solicitud, por lo que debe establecerse un plazo concreto y una cantidad máxima de mercancías . Con el pedido de compra abierto, el cliente puede solicitar al proveedor una determinada cantidad de productos en ese plazo sin sobrepasar el límite. - Pedido por contrato
Se utiliza cuando se realiza un contrato específico de bienes o servicios. Se refiere a una transacción pactada entre el comprador y el proveedor, cuyos precios no se fijan por la oferta y la demanda, sino por un acuerdo establecido entre las partes.
Tipos de órdenes de compra
Antes de saber cómo hacer una orden de compra, es importante que conozcas cuáles son los elementos básicos que deben incluirse.
8 elementos de una orden de compra
Datos del vendedor y del comprador
Datos de entrega y facturación
Fecha y número de la orden de compra
Notas y observaciones
Precio unitario y total
Condiciones de pago
Condiciones de entrega
Firma o autorización
- Datos del vendedor y del comprador
Esta información es importante ya que ayudará a las partes interesadas a conocer detalles sobre el nombre y la dirección donde se entregará el producto o servicio. Mejorará la comunicación en torno a la solicitud de compra y evitará cualquier tipo de confusión. - Información de entrega y facturación
Uno de los objetivos de tener órdenes de compra es indicar cuidadosamente dónde se enviarán los productos o servicios, además de la dirección de facturación del pedido, que, en muchos casos, suele ser la misma. Si no es así, es importante anotarlo en el documento. - Fecha y número del pedido
Se trata de un elemento importante en los pedidos de compra. Nos permite identificar el pedido realizado y gracias a ello podemos ahorrar tiempo buscando detalles concretos en los documentos. - Notas y observaciones
Incluye la descripción y detalle de los artículos suministrados, cantidades y precios definidos para cada uno de ellos. Este elemento es esencial para que la transacción sea clara y transparente, por lo que es importante que añadas la cantidad de cada artículo, cualquier detalle técnico, físico o de uso sobre los productos o servicios ; además de los números de referencia o códigos asociados a los productos. - Precio unitario y total
Es importante añadir el precio unitario de cada producto o servicio y el total de cada artículo; así como el importe total de la orden de compra, ya incluyendo impuestos y cualquier otro cargo. - Condiciones de pago
Este elemento consiste en aclarar las condiciones de pago, como el plazo en el que se espera el pago y los descuentos por pronto pago, si se aplica este último. - 7. Condiciones de entrega
También es esencial aclarar la fecha u hora de entrega, el lugar de entrega e instrucciones especiales que tengan que ver con la entrega de los productos o servicios. - Firma o autorización
Este elemento relevante indica quién autoriza la orden de compra. Esta firma ayuda a todos los departamentos implicados en la compra a llevar a cabo la solicitud sin ningún inconveniente.
Cómo realizar un pedido de compra
Envíe una solicitud.
Busque un proveedor.
Rellene el pedido de compra.
Describa los productos o servicios.
Especifique las condiciones de entrega.
Confirme el pedido.
Proceda a la entrega.
- Presentar un pedido
- Cuando existe la necesidad de adquirir algun bien o servicio para la empresa, lo primero que se debe generar es una solicitud al departamento de compras para obtener la autorizacion pertinente y poder llevar a cabo esta accion . Se trata de una simple solicitud en la que se detalla que se quiere adquirir y cual es el objetivo empresarial de dicha compra.
- 2. Buscar un proveedor
- Una vez que el departamento de compras ha aprobado la solicitud, se encargara de emitir la orden de compra y obtener los datos del proveedor mas conveniente para la empresa, asi como la autorizacion financiera.
- 3. Rellene el pedido de compra
- Comience la orden de compra con un encabezado que contenga informacion basica como el nombre y la direccion de su empresa, la fecha de emision del pedido y un numero de referencia unico para facilitar su seguimiento.
- A continuacion, incluya los datos completos del proveedor, como su nombre, direccion y cualquier otra informacion de contacto pertinente. Esto garantiza que el pedido se dirija claramente al proveedor correcto.
- 4. Describa los productos o servicios
- No olvide enumerar detalladamente los productos o servicios que va a adquirir, por lo que debera incluir informacion como la cantidad, la descripcion, los numeros de referencia y cualquier especificacion tecnica.
- No olvide que debe aclarar el precio unitario de cada producto o servicio y presentar el calculo total de cada articulo; multiplique la cantidad por el precio unitario para obtener el total. Tambien tendras que anadir los impuestos y otros cargos si es necesario.
- 5. Especifique las condiciones de entrega
- Tu orden de compra debe contener los terminos y condiciones de la transaccion, como el plazo en el que se espera el pago y cualquier descuento por pronto pago. Del mismo modo, deben detallarse las condiciones de entrega: la fecha o plazo, el lugar de entrega y cualquier instruccion especial relacionada con la entrega de los productos o servicios .
- Si es necesario, anade cualquier informacion adicional relevante, como las condiciones de garantia o cualquier otra informacion que sea importante para dar transparencia a la transaccion.
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- 6. Confirmar el pedido
- Una vez que el proveedor ha recibido el pedido, verifica que puede suministrarlo en tiempo y forma , y que los datos del documento son correctos. A continuacion se aprueba, generalmente, a traves de una plataforma de contratacion.
- Recuerda que en tu orden de compra debes incluir un espacio para la firma y fecha de la persona autorizada en tu empresa. Esto valida la orden de compra y establece un registro formal de la transaccion.
- 7. Proceda a la entrega
- Cuando la orden de compra ha sido aceptada por el proveedor, todo lo que tienes que hacer es esperar a recibir los bienes o servicios que fueron ordenados en el tiempo y forma en que fueron solicitados. Ademas, cuando lleguen, verifique que la cantidad y los articulos recibidos coinciden con los datos del pedido de compra.
- Al ser un documento flexible, le resultara facil confeccionar una orden de compra en Excel o Word. Es recomendable que elabores un formulario que puedas utilizar cada vez que necesites hacer una orden de compra. Si quiere evitar crearla desde cero, ahorre tiempo y utilice nuestras plantillas gratuitas para crear ordenes de compra .
- Si nunca has realizado una orden de compra, pero crees que es un documento que te ayudara dentro de tus procesos de gestion, entonces estos ejemplos realizados con la plantilla de HubSpot te seran de utilidad.
- 9 ejemplos de orden de compra
- Ejemplo de orden de compra de productos.
- Ejemplo de orden de compra de servicios.
- Ejemplo de orden de compra de referencia.
- Ejemplo de orden de compra abierta.
- Ejemplo de orden de compra planificada.
- Ejemplo de orden de compra de contrato.
- Ejemplo de orden de compra estandar.
- Ejemplo de orden de compra de consultoria.
- Ejemplo de orden de compra para una PYME.
- 1. Ejemplo de orden de compra de productos
- Uno de los pedidos de compra que se emiten habitualmente es para adquirir articulos de papeleria de una empresa. Este es un ejemplo de Servicios Editoriales SA que solicita material de papeleria para el departamento de Recursos Humanos.
- Para ello, envia una orden de compra para realizar el pedido al vendedor o proveedor Papelera Universal, en la que se especifica la cantidad y articulos requeridos, asi como el lugar concreto al que deben ser enviados, que en este caso es la misma direccion de la factura.
- Ejemplo de orden de compra de productos con plantilla
- 2. Ejemplo de orden de compra de servicios
- Las ordenes de compra tambien son utiles para registrar la solicitud de actividades profesionales necesarias en una empresa. Un ejemplo puede ser el mantenimiento de maquinaria o equipos de trabajo. En este caso, Gimnasios ZONE solicita el servicio de electricidad y mantenimiento de sus equipos al proveedor Sport Solutions. El documento detalla los servicios que solicita, asi como su valor.
- Ejemplo de formato de orden de compra de servicios
- 3. Ejemplo de orden de compra de referencia
- De acuerdo con las politicas de la empresa, puede enviar la orden de compra directamente al proveedor para que la entregue en la direccion especifica o simplemente conservar la orden de compra como referencia.
- 5. Ejemplo de orden de compra planificada
- En este ejemplo de orden de compra aparecen los detalles, las cantidades y la direccion de envio, pero se desconoce la fecha exacta de entrega, por lo que es el unico dato que se puede modificar. En este caso, el restaurante Superior ha realizado un pedido de compra de mesas y sillas nuevas al proveedor Todo Muebles, en el que se especifica que la fecha de entrega no esta disponible.
- Ejemplo de orden de compra planificada
- 6. Ejemplo de orden de compra contractual
- Este ejemplo de orden de compra se refiere a un acuerdo formal entre el vendedor y el comprador sin necesidad de celebrar un contrato. Establece los terminos y condiciones generales de las acciones.
- Por un lado, Corporativo Lopez SA como comprador y Grupo Cleaner, como vendedor, establecen las condiciones de los servicios a traves de una orden de compra que contiene una descripcion, el importe a pagar, el dia de entrega del servicio y las condiciones de como se llevara a cabo.
- Ejemplo de orden de compra de contrato
- 7. Ejemplo de orden de compra estandar
- Cuando en una oficina se necesitan productos basicos, es muy habitual que se realicen estas ordenes de compra, que sirven como ejemplo fundamental. En este caso, se muestra la orden de compra del departamento de limpieza general de la empresa Textiles Montiel SA con su proveedor recurrente Soluciones Empresariales. Como se puede observar, es muy basica y una de las mas utilizadas en cualquier tipo de negocio.
- Ejemplo de orden de compra estandar
- 8. Ejemplo de orden de compra de consultoria
- Como ya se menciono, la orden de compra tambien puede ser utilizada para la adquisicion de servicios; En este caso se trata de una empresa que brinda asesoria fiscal para una corporacion y se desglosa cada uno de los servicios que conforman esta orden de compra.
- Ejemplo de orden de compra para un servicio (asesoria)
- 9. Ejemplo de orden de compra para una PYME
- Independientemente del nivel de funcionamiento de una empresa, las ordenes de compra permiten controlar y garantizar lo que implica una transaccion comercial. En este ejemplo vemos una compra bastante sencilla, pero que se registra en una orden de compra para tener una idea de los productos adquiridos.
- Ejemplo de orden de compra PYME
- Como utilizar la plantilla de pedido de compra de HubSpot
- 1. Descarga la plantilla
- HubSpot cuenta con 20 plantillas de negocio totalmente gratuitas que pone a tu disposicion para simplificar tus procesos. Incluye la plantilla de orden de compra que puedes descargar gratis , una vez hayas rellenado el formulario.
- Formato de orden de compra gratis en HubSpot
- 2. Informacion de facturacion
- Una vez descargada la plantilla, abre el archivo Excel para poder editar la orden de compra. Comienza rellenando las primeras celdas; En este espacio, detalla los datos de facturacion del proveedor, asi como la fecha y el numero de pedido para el control interno de tu departamento comercial.
- Formato libre de la orden de compra
- 3. Datos del proveedor
- En esta parte describiras los datos del proveedor a quien solicitas el bien o servicio: el nombre de la empresa, el nombre del contacto directo con quien gestionas la compra del producto o servicio, la direccion y el telefono. Esto te permitira tener acceso directo al proveedor en caso de aclaracion o confusion.
- Datos del proveedor en formato de orden de compra de HubSpot
- 4. Direccion de envio
- En algunas ocasiones, la direccion de envio suele ser diferente a la de facturacion. Este espacio te ayudara a aclarar con detalle donde quieres que se entregue tu compra.
- Direccion de envio en formato de orden de compra de HubSpot
- 5. Productos o servicios
- Este es el espacio destinado a describir lo que estas comprando, ya sea un bien o un servicio; Hay que detallarlo con mucha precision. Describe la cantidad que estas solicitando y los precios definidos para cada uno , incluyendo descuentos, impuestos y costo de envio.
- Plantilla de orden de compra gratuita
- 6. Autorizacion
- Una vez que has detallado todos y cada uno de los productos o servicios que estas solicitando al proveedor, es el momento de autorizar la compra con la firma de quien tenga autoridad para ello; por ejemplo, el jefe del departamento.
- Seccion de autorizacion de la plantilla de orden de compra de HubSpot
- Hay muchas empresas que solo registran sus compras mediante un formulario de gastos basico, pero esto muchas veces no es suficiente. Cuando las empresas adquieren cada vez mas responsabilidades, es necesario operar con un sistema de ordenes de compra que garantice recopilar la informacion necesaria para tomar las mejores decisiones empresariales . Este sistema proporciona un nivel de comunicacion claro y detallado sobre lo que se gasta, donde y con quien.
