El recordatorio de pago se ha convertido en un mensaje clave para las empresas por su función para agilizar la cobranza. Esta comunicación permite mantener el contacto con los clientes que tienen algún adeudo y busca que el flujo de efectivo sea constante.
Además de prevenir retrasos en los pagos, el recordatorio de pago demuestra la seriedad de la empresa respecto a sus políticas financieras. Forma parte de un enfoque proactivo que fomenta las relaciones de confianza a largo plazo entre la empresa y sus compradores, al tiempo que reduce la necesidad de medidas más drásticas como el proceso de cobranza, y así evitar posibles conflictos.
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Estos mensajes deben ser claros, pero diplomáticos para que sean efectivos en su propósito de recordar y motivar el pago puntual. A continuación, podrás ver cómo hacer un recordatorio de pago para la gestión de tu clientela.
Cómo hacer un recordatorio de pago
- Selecciona el canal para el mensaje.
- Crea un saludo inicial cordial.
- Menciona la factura pendiente.
- Haz un recordatorio de la fecha de vencimiento.
- Explica las consecuencias.
- Desarrolla un cierre agradecido y motiva a seguir cumpliendo.
- Realiza un seguimiento adecuado.
1. Selecciona el canal para el mensaje
Es fundamental que identifiques cuál será el canal por el cual harás tu recordatorio de pago, porque así podrás definir la estructura y contenido del mismo. Elige el canal de comunicación más apropiado con base en la operación de tu empresa. Puedes optar por el correo electrónico, mensajes de texto, WhatsApp u otras plataformas según la preferencia y la practicidad para el cliente.
Recuerda que debes conocer los hábitos de comunicación de tus usuarios para garantizar que el mensaje sea recibido y revisado rápidamente.
2. Crea un saludo inicial cordial
Aunque el recordatorio de pago debe ser breve, siempre trata de iniciar con un saludo amable para establecer un tono amigable y cordial. Usa un lenguaje respetuoso y positivo, para fortalecer la relación comercial existente y mantener la calidad del servicio.
Es importante que incluyas el nombre del destinatario para personalizar el mensaje y crear una conexión.
3. Menciona la factura pendiente
Una vez que se haga el saludo, pasa al asunto de inmediato para que tu mensaje sea contundente, es decir, menciona la factura pendiente y especifica sobre qué estás haciendo el recordatorio de pago para evitar confusiones, por lo que puedes proporcionar detalles clave, como el número de factura, la fecha de vencimiento y el monto total, si lo consideras necesario.
En esta parte, es recomendable que adjuntes una copia de la factura o bien proporciona un enlace directo para facilitar la referencia.
4. Haz un recordatorio de la fecha de vencimiento
Recuerda con amabilidad la fecha de vencimiento y la importancia de realizar el pago puntual. Ten en cuenta que habrá recordatorios de pago previos a la fecha de vencimiento para cubrir una factura o una parcialidad y otros mensajes tendrán que ser una vez que ya pasó esa fecha de vencimiento.
Si es posible, puedes ofrecer opciones flexibles como métodos de pago alternativos o planes de pago.
5. Explica las consecuencias
De manera clara pero diplomática y concisa explica las consecuencias de no realizar el pago a tiempo, ya que un retraso podría generar cargos adicionales o la suspensión de servicios. Evita un tono amenazador y opta por una comunicación que motive la acción sin generar hostilidad.
Te aconsejo, en este punto, que brindes información de contacto para las consultas y la resolución de problemas, con lo que demuestras disposición para ayudar.
6. Desarrolla un cierre agradecido y motiva a seguir cumpliendo
Acaba tu mensaje expresando gratitud por la atención prestada y la colaboración continua. Refuerza la relación positiva, incluso en las situaciones financieras desafiantes.
Te sugiero que dejes la puerta abierta para futuras transacciones y destaques la importancia de tu cliente.
7. Realiza un seguimiento adecuado
El envío de tu recordatorio de pago no es el final de tu camino para motivar la cobranza. Es importante que realices un seguimiento por medio de un medio adicional como una llamada telefónica o un correo electrónico para asegurarte de que el mensaje haya sido recibido y comprendido.
Mantén la calma y la paciencia durante el seguimiento; brinda espacio para discutir las posibles soluciones.
4 ejemplos de recordatorio de pago
1. Recordatorio de pago por correo electrónico
El correo electrónico es uno de los medios más eficientes para hacer un recordatorio de pago, porque los usuarios suelen estar al pendiente de este canal y se tiene un mejor espacio para explicar la situación y el motivo del mensaje
En el ejemplo puedes ver el uso de un tono cordial y profesional, además de que proporciona detalles claros sobre la factura pendiente, la fecha de vencimiento y las posibles consecuencias. Observa cómo se incluye un agradecimiento y un cierre amigable para mantener una relación positiva.
Esta es la plantilla:
«Estimada/o, [nombre del cliente]. Esperamos que esté todo bien. Además de saludarte, queremos recordarte que la factura [número] por un monto de [cantidad] vencerá pronto [fecha]. Apreciamos tu colaboración y pago oportuno. Te recordamos que cualquier pago realizado después de esta fecha podría tener cargos adicionales. Si realizaste la operación de forma reciente, por favor, ignora este mensaje. Gracias por tu atención. Atentamente, [empresa]».
2. Recordatorio de pago por WhatsApp
Como WhatsApp es un canal ágil tendrás un gran porcentaje de seguridad de que tu mensaje sea visto. Valora la brevedad para tu recordatorio de pago. En el ejemplo puedes ver que se aprovecha la naturaleza instantánea de la aplicación para decirle al comprador que recuerde el adeudo que tiene con la empresa.
Mantén un tono amigable y ofrece ayuda adicional, si es necesaria, para mantener una comunicación abierta.
Esta es la plantilla:
«Buenos días, [nombre del cliente]. Espero que estés bien. Te recuerda acerca de la factura [número] que vence [fecha]. Agradecemos que realices el pago para evitar cualquier inconveniente. ¡Gracias! Si tienes alguna pregunta, estoy aquí para ayudarte. ¡Saludos! [Nombre del agente]»
3. Recordatorio de pago por SMS
Si hablamos de brevedad para un mensaje por SMS, tiene que ser vital. Tu recordatorio de pago por SMS deberá ser conciso debido a las limitaciones de longitud. Destaca la información clave sobre la factura y la fecha de vencimiento; transmite la urgencia de manera directa y efectiva.
También, da la oportunidad de que te contacten para una atención personalizada en caso de requerir ayuda con el proceso.
«Hola, [nombre del cliente]. Este es un recordatorio, ya que la factura [número] está próxima a la fecha para ser cubierta [fecha]. Por favor, realiza el pago para evitar cargos adicionales. ¡Gracias! Si requieres apoyo, responde a este mensaje con la palabra AYUDA. [Empresa]».
4. Recordatorio de pago por llamada telefónica
Una llamada telefónica personalizada agrega un toque humano. Proporciona la oportunidad de aclarar cualquier duda de inmediato y refuerza la importancia de la relación con la empresa.
Esta es la plantilla:
«Hola, [nombre del cliente]. Soy [nombre del agente y empresa]. Solo quería recordarte que la factura [identificador] debió cubrirse el pasado [día]. ¿Tuviste algún problema para realizar el pago? Estoy aquí para ayudarte. Apreciamos tu pronta respuesta y así colaboremos de forma óptima».
Así se vería personalizado, por ejemplo:
«Hola, Julio. Soy Ruth de Diseños T. Solo quería recordarte que la factura C-5674 debió cubrirse el pasado 10 de enero. ¿Tuviste algún problema para realizar el pago? Estoy aquí para ayudarte. Apreciamos tu pronta respuesta y así colaboremos de forma óptima».
Ahora ya sabes cómo puedes hacer un recordatorio de pago para que sea efectivo al fomentar la acción inmediata y fortalecer las relaciones comerciales a largo plazo. Recuerda que es clave combinar claridad, cortesía y soluciones flexibles.
