El tiempo es valioso y nadie puede darse el lujo de perderlo. Es por eso que un proyecto requiere organización para entregarlo en tiempo y forma, ya que si no se delimitan las tareas y el periodo para cumplirlas podría postergarse e incluso fracasar.
Por esta necesidad se creó el diagrama de Gantt, una forma de organizar actividades de forma fácil y visual.
Índice de contenidos
Qué es un diagrama de Gantt
Características de un diagrama de Gantt
Para qué sirve un diagrama de Gantt
Diferencia entre cronograma y diagrama de Gantt
Cómo funciona un diagrama de Gantt
Cómo hacer un diagrama de Gantt en 6 pasos
Cómo usar la plantilla del diagrama de Gantt de HubSpot
5 ejemplos de diagramas de Gantt
<< Crea tu propio diagrama de Gantt de forma sencilla [Plantilla gratis] >>
Su objetivo es que se tengan claros los tiempos de inicio y de entrega de un proyecto, así como las tareas o acciones que se van sumando hasta lograr el objetivo final.
Qué es un diagrama de Gantt
El diagrama de Gantt es un instrumento de gestión de proyectos que sirve para esquematizar las tareas que se tienen que realizar desde el inicio del proyecto hasta su conclusión. Consta de dos elementos: las tareas y el calendario. Cada tarea abarca una cantidad de días, por lo cual se forman barras, dependiendo la duración.
Además, el diagrama de Gantt muestra las relaciones que existen entre tareas y los hitos que deben cumplirse para que el proyecto avance conforme a lo planeado.
La creación de este diagrama se atribuye a Henry Laurence Gantt, y se empezó a difundir a partir de 1910. Se ha mantenido a lo largo de los años por su facilidad de uso, versatilidad, eficiencia y adaptación a cualquier sector o proyecto.
Características de un diagrama de Gantt
Tareas
Fecha de inicio y de cierre
Barras horizontales
Escala de tiempo
Periodos para cada tarea
Progreso
Un diagrama de Gantt contiene ciertos elementos que, independientemente del proyecto o su objetivo, deben incluirse para que funcione de forma eficiente:
1. Tareas
Todas las acciones que deben ejecutarse tendrán su propio espacio para que las personas involucradas comprendan qué ocurre de manera simultánea, lo que debe suceder para arrancar una tarea y en qué instante inicia o concluye otra tarea.
La barra de cada tarea deberá tener un color que la identifique y, de ser posible, un código que señale su nivel de importancia.
2. Fecha de inicio y de cierre
Indica cuándo hay que arrancar y cuándo se debe concluir cada acción. Representa también la longitud que tendrá el diagrama, pues permite saber, a primera vista, del tiempo que se invertirá en el proyecto.
3. Barras horizontales
Son los elementos gráficos (en forma de rectángulos) que representan las tareas a realizar para lograr el proyecto. Cuanto más cortas sean, significa que requieren menos tiempo para concretarse; y cuanto más extendidas, precisan de mayor tiempo para completarse.
4. Escala de tiempo
La escala de tiempo está definida por la fecha de inicio y final del proyecto. Dentro del gráfico cuenta con divisiones que sirven como referencia para determinar la duración de cada tarea, de acuerdo con el largo de cada barra.
5. Periodos para cada tarea
Esta es la parte más interesante del diagrama de Gantt, en la que es más clara su función: organiza los tiempos de cada tarea al acomodar la barra que le corresponde en el periodo que se le asigna para completarla.
6. Progreso
Gracias a que se muestran todas las etapas de un proyecto es sencillo calcular el avance o progreso a medida que pase el tiempo. Cada tarea que se completa corresponde a un porcentaje de avance o al progreso. En el gráfico se representa por medio de porcentajes.
Ahora vamos a compartirte algunos consejos para que elabores un diagrama de Gantt que te permita gestionar tu trabajo con éxito.
Para qué sirve un diagrama de Gantt
El diagrama de Gantt sirve para representar gráficamente todas las tareas y actividades que se tienen que realizar durante un periodo para concretar un proyecto. Esto conlleva una esquematización que, por lo regular, permite una mejor planificación de todo el proyecto. Ya que permite ver qué tareas dependen de otras, cuáles se pueden realizar en paralelo y cuáles condicionan el avance de las etapas del proyecto.
Además de esto, el diagrama de Gantt permite realizar el seguimiento de los tiempos de ejecución y rapidez para detectar áreas de mejora y obstáculos potenciales que puedan entorpecer el proyecto.
Mientras que un project charter sirve para la planificación de un proyecto, un diagrama de Gantt es ideal para su desarrollo y ejecución. Además, es posible cambiar las tareas y ajustar los tiempos conforme a los retrasos o los avances que presente el proyecto. También fomenta la cooperación entre equipos de trabajo y entre las diferentes áreas de la empresa para lograr los objetivos en tiempo y forma.
Un esquema tan flexible como el diagrama de Gantt puede utilizarse no solo para administrar proyectos en tu empresa, sino también para llevar el control de presupuestos, la organización del personal y generar reportes de rendimiento por equipos o por personas. El 97 % de las organizaciones consideran que la gestión de proyectos es crucial para el desempeño y éxito del negocio.
Diferencia entre diagrama de Gantt y cronograma
Aunque en ambos casos el tiempo es un factor determinante en el uso de estos instrumentos. El diagrama de Gantt es mucho más flexible e incluye conceptos que el cronograma no permite incluir en el esquema. Por ejemplo, un diagrama de Gantt permite asociar datos como los departamentos, encargados de proyecto y un desglose de tareas y actividades tan detallado como lo requiera el proyectista.
Una plantilla de cronograma sirve para indicar las fechas en que inicia un proyecto o el día en que hay que entregar un adelanto. El diagrama de Gantt, por su parte, muestra el tiempo que abarca cada tarea, cada etapa y cada proyecto.
Por otro lado, el diagrama de Gantt es muy útil cuando un equipo necesita conocer la forma en que las distintas tareas se relacionan entre sí. Es decir, cuánto trabajo de un área debe estar hecho antes de que comience la otra parte; esto ayuda a organizar mejor las tareas y establecer su jerarquía.
Un cronograma suele utilizarse para dar un panorama general de los tiempos de un proyecto, tal como lo esperaría un cliente o un directivo, que solo desean conocer cuándo se entregarán los resultados.
En ambos casos hablamos de instrumentos de gestión del tiempo, sin embargo, tienen alcances y se podría decir que propósitos diferentes. Mientras que el cronograma es muy útil para planeación y reuniones ejecutivas, el diagrama de Gantt lo es para gestionar equipos, reflejar avances, retrasos y contratiempos en la planificación diaria de un proyecto.
Cómo funciona un diagrama de Gantt
Las tareas que se muestran en un diagrama de Gantt están vinculadas para que se cumpla un proyecto. Te permite ver el progreso de cada una en lo particular y tener un panorama de la evolución del proyecto en lo general.
En el diagrama de Gantt las tareas se colocan en un eje vertical, y el periodo en que deben concretarse en un eje horizontal; además cada barra puede emplear un color que identifique al equipo o a la persona responsable de realizar cada actividad.
Este esquema implica organización en intervalos o lapsos, por lo que te ayudará a establecer periodos de acción para terminar satisfactoriamente los proyectos sin importar el nivel de complejidad. Por ello, el diagrama de Gantt puede usarse para un gran proyecto que requiera decenas de tareas, o para un proyecto pequeño que se resuelva con 5 o 10 actividades.
Dicho esto, es momento de hacer un diagrama de Gantt.
Cómo hacer un diagrama de Gantt en 6 pasos
Define tu proyecto.
Haz una lista de tareas.
Detecta la relación de las tareas.
Establece los tiempos.
Asigna las tareas.
Verifica el progreso.
1. Define tu proyecto
Si eres el project manager de una empresa o el responsable de diseñar el diagrama de Gantt, debes tener claro el proyecto que vas a efectuar. Este debe ser concreto y realizable en el área de tu competencia (quiere decir que cuentas con el personal, conocimiento, herramientas y todos los recursos necesarios).
En caso de que involucre el trabajo de varias áreas o equipos, será necesario designar al responsable de elaborar el esquema, quien será el vínculo entre dichas áreas para establecer tareas y tiempos. Por ejemplo:
Diseño
Producción
Arte conceptual
Fotografía
Guion
Para cada categoría habrá un responsable, que a su vez será el encargado de definir la lista de tareas que dependen de su área.
2. Haz una lista de tareas
Con base en el proyecto y los objetivos establecidos, redacta la lista de tareas necesarias para que se concrete. Puedes tener tareas primarias y secundarias, pero todas se vinculan de una u otra forma, ya que la suma de ellas representa la finalización del proyecto.
Siguiendo con el ejemplo anterior, dicha lista podría verse así, de forma preliminar:
Lista de tareas
DISEÑO
DEFINIR PALETA DE COLORES
ELEGIR ELEMENTOS CONCEPTUALES ADECUADOS PARA EL SITIO WEB
PREPARAR LA MAQUETA DEL SITIO
Producción
Reunión de coordinadores de cada área
Sesión de lluvia de ideas
Definición del concepto y marco general del proyecto
Arte conceptual
Diseño de personajes
Caracterización
Muestra de arte conceptual
Fotografía
Propuesta de equipo de grabación (luces, cámara, aditamentos)
Nombramiento del equipo de grabación
Guion
Libretos
Hojas de personaje
Sesión de lectura
Debes estar alerta de no omitir tareas, no des por hecho que están incluidas en una tarea más grande.
3. Detecta la relación de las tareas
Ciertas tareas no se pueden llevar a cabo sin que otras se hayan concretado previamente. Por ejemplo, no se puede fabricar un producto sin antes haber comprado la materia prima para elaborarlo. Así que dentro de la lista de las cosas por hacer, debes identificar cuáles dependen unas de otras dentro del proyecto.
Para representar la relación directa entre las tareas de forma gráfica, una opción es poner sus barras horizontales de un mismo color, o bien puedes colocar flechas que indiquen su secuencia o correlación.
4. Establece los tiempos
Absolutamente todo debe tener una duración. En esta etapa es esencial determinar la fecha de inicio y de término del proyecto en general (debe ser un lapso realista y alcanzable). Esto se fija de acuerdo con el número de tareas requeridas y las personas o equipos que deben participar para realizarlas. Según sea el proyecto, tus intervalos pueden ser días, semanas o meses.
Los tiempos estimados dependen de varios factores:
El número de trabajadores disponibles.
La complejidad de las tareas.
La experiencia del equipo.
Cada gerente de proyecto tendrá que evaluar los factores que influyen en el avance del proyecto. Es muy común que el diagrama de Gantt se tenga que actualizar continuamente, no solo por retrasos, sino por tareas concluidas antes de tiempo. Cosa que suele incidir en el inicio de nuevas tareas.
5. Asigna tareas
Es el momento de asignar quienes serán los responsables de ejecutar cada actividad en particular. Para lograrlo, puedes utilizar Trello, un programa de gestión que te ayudará a coordinar la asignación de tareas a los miembros del equipo por medio de tarjetas: cuando estén completadas, enviará notificaciones para continuar con la siguiente etapa.
6. Verifica el progreso
Ya tienes un diagrama de Gantt listo para ejecutarse. Según sea el tiempo total del proyecto, es recomendable establecer revisiones y juntas con los involucrados para evaluar el progreso, que se verá claramente con los porcentajes de lo que se ha completado. Esto servirá para constatar que todo fluye conforme a lo planeado, identificar obstáculos y reformular tiempos para una tarea específica, si así se requiere.
Para hacer un diagrama de Gantt en Excel puedes usar nuestra plantilla gratuita descargable en la que solamente registras tu lista de tareas y tiempos. Es funcional y te permite delinear las etapas clave, los entregables y fechas de tu proyecto.
Lo principal son tus dos ejes: el vertical para las tareas y el horizontal para el tiempo asignado a cada actividad. Recuerda que puedes ir modificando los datos de acuerdo con el progreso de cada equipo o persona.
Para saber más acerca del proceso de creación del diagrama de Gantt, te invitamos a ver el siguiente video:
Cómo usar la plantilla del diagrama de Gantt de HubSpot
Esta plantilla se ha realizado para que tengas un panorama de tus tareas y tiempos, y visualizar tus progresos. Las barras horizontales se generan automáticamente de acuerdo con los datos que hayas ingresado. Usarla es muy fácil:
1. Descárgala gratuitamente
Llena el formulario y haz clic en el botón «Descargar plantilla».
Plantilla de diagrama de Gantt gratuita de HubSpot
2. Abre tu archivo de Excel
En la primera pestaña encontrarás las instrucciones.
Cómo hacer un diagrama de Gantt con plantilla
3. Haz clic en la pestaña «Diagrama de Gantt»
Ingresa el nombre de tu proyecto.
Cómo hacer un diagrama de Gantt: agregar nombre de proyecto
4. Anota la fecha de inicio y término de tu proyecto
Cómo hacer un diagrama de Gantt: anotar fechas de inicio y término del proyecto
5. Incluye los nombres de tus tareas
Cómo hacer un diagrama de Gantt con plantilla: anotar tareas
6. Integra fechas de inicio y de término
La duración en días, los días que serán completos y los restantes, es decir, cuántos faltan para concretar esa tarea; asimismo, anota los porcentajes de tu progreso.
Integra las fechas de tu proyecto en un diagrama de Gantt
7. Agrega más filas
Si necesitas agregar más filas para otras tareas, inserta una nueva fila antes de la última fila, así mantendrás el formato sin alteraciones.
Plantilla para crear diagrama de Gantt
8. Establece el indicador
Debes colocar el indicador mínimo del eje horizontal. Haz clic en el botón derecho del mouse sobre la barra de fechas y selecciona «Dar formato a eje», luego haz clic en «Opciones de eje» y después en el recuadro de «Mínima» anota dicho número.
Opciones de formato de la plantilla de diagrama de Gantt de HubSpot
Plantilla de diagrama de Gantt gratuita de HubSpot: configurar
Plantilla de diagrama de Gantt gratuita de HubSpot: opciones de eje
En el esquema verás reflejados los datos que llenaste. Con esto ya tienes tu diagrama de Gantt. Puedes cambiar todos los elementos de esta plantilla, es decir, reemplazar el logotipo de HubSpot por el de tu empresa, modificar la paleta de colores, seleccionar una nueva fuente tipográfica y más.
5 ejemplos de diagramas de Gantt
1. Ejemplo de diagrama de Gantt para un proyecto de RRHH
En este ejemplo, el proyecto pertenece al área de Recursos Humanos de una empresa que debe buscar candidatos para cubrir diversos puestos dentro de la compañía, así que establece las tareas principales para llegar a este fin:
Ejemplo de diagrama de Gantt para proyecto de Recursos Humanos
Como se aprecia en el diagrama, las tareas se desarrollan en paralelo, aunque difieren por la cantidad de días disponibles para completar cada una de ellas. El menor tiempo está dedicado a identificar los puestos de trabajo que están disponibles, mientras que la publicación de los anuncios conlleva la duración mayor.
Este diagrama de Gantt supone la realización de todas las actividades, por parte del equipo de Recursos Humanos, en un periodo máximo de 12 días. El color más oscuro en cada barra señala la prórroga disponible para culminar las actividades.
2. Ejemplo de diagrama de Gantt para diseño web
Este ejemplo involucra un proyecto de una sola persona, en este caso de un diseñador que debe hacer un sitio web; así que estructura las tareas principales que lo llevarán a contar con su página y va verificando el progreso de cada acción:
Ejemplo de diagrama de Gantt para un proyecto de diseño web
En este ejemplo de diagrama de Gantt apreciamos las actividades en paralelo, como en el caso anterior. En este caso las tareas están enfocadas al diseño de un sitio web: adquisición del dominio, boceto del sitio web, verificación del contenido. Si este fuera un proyecto más complejo, a cargo de un equipo, las actividades tendrían que escalonarse, como se suele ver en los diagramas de Gantt de proyectos mucho más ambiciosos.
En este caso, destaca la utilidad del instrumento para gestionar un proyecto que una sola persona puede realizar en cuestión de semanas.
3. Ejemplo de diagrama de Gantt para un departamento de ventas
En este caso, el proyecto consiste en generar un nuevo plan de capacitación para vendedores. El número de tareas es mayor que en los casos anteriores, porque el proyecto así lo requiere; estas podrían incrementarse si participaran más áreas en la elaboración de dicho plan de capacitación:
Ejemplo de diagrama de Gantt para departamentos de ventas
4. Ejemplo de diagrama de Gantt para abrir una franquicia
En este caso, se desarrolla el proceso que implica abrir una franquicia, que va desde la planeación hasta la apertura del establecimiento, con todo lo necesario para recibir a nuevos clientes. Se puede apreciar que las siete fases del proyecto tienen variadas duraciones.
Ejemplo de diagrama de Gantt para abrir una franquicia
El proceso para abrir una franquicia tiene una duración de más de un año, por lo que este diagrama está simplificado para efectos prácticos. Sin embargo, cada categoría podría subdividirse en varias actividades, haciendo más fácil la gestión y seguimiento del proyecto.
5. Ejemplo de diagrama de Gantt de un envío de un mailing
Un diagrama de Gantt también sirve para gestionar actividades diarias dentro de una empresa, como puede ser la creación de un mailing para una determinada base de datos de clientes. En este caso, la escala de tiempo se rige por horas y en la gráfica se puede observar el progreso de cada tarea: las barras de tono azul más oscuro están terminadas, mientras que las de tono claro están pendientes.
Ejemplo de diagrama de Gantt de un envío de un mailing
Como puedes ver, el diagrama de Gantt puede ser utilizado por cualquier empresa (sin importar su giro), por cualquier área o departamento, e incluso por cualquier persona que quiera desarrollar un proyecto de manera organizada. ¡Esperamos que te sea útil!
